Dokumen - Dokumen yang Diminta oleh JCI

JCI dalam standardnya mensyaratkan tersedianya dokumen-dokumen tertulis. Dalam beberapa hal, dokumen tersebut diminta dalam bentuk kebijakan dan prosedur.  Dalam keadaan lain, dokumen diminta dalam bentuk yang tidak terlalu formal tetapi tetap menjelaskan hal yang diidentifikasi di standard.

Tabel daftar dokumen yang diminta JCI tersebut dapat anda lihat dan unduh di sini.

Jenis dokumen yang disyaratkan dijelaskan dalam kolom “Jenis Dokumentasi” pada tabel. Dalam banyak keadaan, sejumlah persyaratan dalam standard atau measurable elements dapat digabungkan ke dalam satu kebijakan dan prosedur.  Rumah sakit mungkin lebih baik mengelompokkan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang berhubungan dalam kelompok - kelompok tertentu.  Contoh, banyak persyaratan asesmen pasien saling berhubungan dan dapat dimuat dalam satu kebijakan (AOP.1 & AOP.1.1). Begitu juga dengan kebijakan-kebijakan lain.

Dokumen-dokumen tersebut dapat digabungkan menjadi satu dalam bentuk satu buku, atau dapat juga dikelompokkan berdasarkan nomor standard dan ditempatkan sesuai urutannya untuk memudahkan pencarian.

Beberapa dokumen diperlukan dalam bahasa Inggris, dan diberi tanda silang pada kolom “bahasa Inggris”  di tabel.  Perlu diperhatikan, hanya yang diberi tanda silang pada kolom “bahasa Inggris” yang perlu diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris.  Sehingga, dalam prakteknya, jika dalam satu kebijakan tidak seluruh isinya diminta diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris, maka kita cukup menyisipkan terjemahan bahasa Ingris di bawah bagian yang diminta untuk diterjemahkan.  Sedangkan selebihnya tidak perlu.  Jadi, kita tidak perlu menterjemahkan satu kebijakan utuh ke dalam bahasa Inggris (kecuali, tentu saja, jika seluruh isi kebijakan tersebut diminta dalam bahasa Inggris oleh standard). Contoh: AOP.6.2, GLD.1.

Nomor halaman pada tabel merujuk pada halaman buku the Joint Commission International Accreditation Standards for Hospitals, Fourth Edition.

Catatan: Rumah sakit harus merujuk ke panduan tinjauan dokumen di buku JCIA Hospital Survey Process Guide - Version 2 untuk anjuran terperinci tentang penyajian dokumen bagi surveyor.

Sumber: JCIA Hospital Survey Process Guide - Version 2