KAIZEN EVENT : Efisiensi Petugas Cleaning Service Rumah Sakit

Sebuah rumah sakit swasta terkemuka di Jakarta baru saja membuka layanan poliklinik eksekutif untuk melayani pasien-pasien VVIP. Poliklinik tersebut dirancang khusus agar pasien-pasien VVIP mereka merasa nyaman dan mendapatkan suasana eksklusif.  Namun, baru saja dibuka, sudah muncul keluhan dari pasien-pasien.  Poliklinik tersebut terkesan kurang terjaga kebersihannya.  Tempat sampah penuh dengan sampah yang belum dibersihkan, toilet kotor, dan lantai terlihat tidak berkilau.  Pihak manajemen rumah sakit segera memanggil pengelola cleaning service.  Pihak pengelola cleaning service memberi solusi berupa penambahan petugas agar kebersihan di poliklinik itu dapat lebih terjaga.  Pihak manajemen rumah sakit tidak puas dengan solusi itu, karena jumlah tenaga cleaning service sudah banyak dan rumah sakit sudah mengeluarkan biaya yang cukup besar setiap bulannya.

Kondisi Rumah Sakit :

1.	Bangunan rumah sakit tersebut cukup besar, terdiri dari 4 blok, yaitu blok A, B, C, dan D; dan terdiri dari lima lantai. Lantai 1 sampai 4 adalah area pelayanan, sementara lantai 5 adalah area manajemen. Ditambah dengan halaman parkir yang cukup luas dan satu basement untuk tempat parkir.
2.	Petugas cleaning service dibagi menjadi 3 shift.  Shift pagi, sore, dan malam.
3.	Karena terdiri dari 4 blok dan 5 lantai, maka pembagian petugas cleaning service nya adalah sebagai berikut: setiap petugas mengelola 2 blok.  Blok A dan B satu petugas; blok C dan D satu petugas.  Karena ada 5 lantai dan 2 area parkir, maka pada shift pagi ada 10 orang, shift sore ada 10 orang.  Pada shift malam ditugaskan 3 orang untuk standby.
4.	Ketika poliklinik eksekutif dibuka, pihak manajemen rumah sakit tidak bersedia menambah petugas cleaning service dengan alasan letak poliklinik eksekutif ada di blok D.  Sehingga seharusnya dapat ditangani oleh cleaning service yang bertugas di blok D.
5.	Pihak pengelola cleaning service keberatan dengan pendapat pihak manajemen, dengan argumen bahwa poliklinik eksekutif adalah perluasan dari blok D, sehingga seharusnya ada penambahan petugas cleaning service.  Pihak cleaning service telah mengajukan penambahan 2 petugas, tetapi ditolak oleh manajemen rumah sakit.
6.	Dengan berjalannya waktu dan poliklinik eksekutif makin ramai dikunjungi, keluhan tentang kebersihan makin lama makin sering muncul.
Penyelesaian Masalah : 1. Dari seluruh area di rumah sakit tersebut, ada dua area yang bukan merupakan area pelayanan, yaitu area manajemen di lantai 5 dan area halaman parkir serta basement. 2. Di kedua area tersebut, ada 4 petugas cleaning service yang bekerja; 2 orang bertugas pada shift pagi, dan 2 orang pada shift sore. 3. Mengingat kedua area tersebut bukan area pelayanan, maka sistim kerjanya dirubah, dari sistim shift menjadi office hour (bekerja dari jam 7 sampai jam 4 sore). Sehingga, tidak ada lagi shift sore. 4. Dengan perubahan sistim kerja itu, ada efisiensi 2 petugas cleaning service, karena shift sore tidak ada lagi. 5. Dengan demikian, 2 petugas cleaning service tersebut dapat dipekerjakan di poliklinik eksekutif, tanpa menambah jumlah tenaga cleaning service secara keseluruhan. Efisiensi yang terjadi : Rp. 3.355.750,- X 2 = Rp. 6.711.500,- per bulan. (UMP DKI Jakarta tahun 2017 adalah Rp. 3.355.750,- per bulan)