Minggu, 22 Mei 2022

DON’T LOOK WITH YOUR EYES, LOOK WITH YOUR FEET…..

Go to the gemba every day. And when you go, don’t wear out the soles of your shoes in vain. You should come back with at least one idea for kaizen.

Toyota Managers should be sufficiently engaged on the factory floor that they have to wash their hands at least three times a day.

Don’t look with your eyes, look with your feet. Don’t think with you head, think with your hands.

Tiga kutipan kalimat dari Taiichi Ohno diatas sangat tegas menjelaskan budaya kerja yang harus dihidupkan untuk menjadi perusahaan kelas dunia….go to the gemba everyday…….pergi ke Gemba setiap hari…….ya…..setiap hari. 

Gemba adalah istilah dalam bahasa Jepang yang berarti tempat dimana pekerjaan dilakukan. Itu bisa berarti area pabrik, ruang kantor, ruang call center, kamar operasi, poliklinik, dan lain-lain; intinya tempat dimana pekerjaan dilakukan, pelayanan diberikan, nilai tambah dan juga ‘waste’ (pemborosan) diciptakan untuk pelanggan.

Dalam konsep Lean, ada istilah bahasa Jepang yang disebut “Genchi Genbutsu”, yang berarti “pergi dan lihat”. Genchi Genbutsu ini sangat penting untuk kesuksesan seorang Leader. Dengan pergi dan melihat ke Gemba, kita dapat melihat langsung masalah yang terjadi, dan membantu memecahkan masalah. Don’t look with your eyes, look with your feet.....

Dengan melakukan Genchi Genbutsu ke Gemba, seorang Leader pun bukan hanya ‘melihat’, tapi juga diminta langsung turun tangan ikut mengerjakan dan membantu menyelesaikan masalah. Dengan cara itu, dia dapat mengalami sendiri masalah yang terjadi dan dapat mencari solusi dengan tepat. Don’t think with you head, think with your hands.....

People who can't understand numbers are useless. 

The gemba where numbers are not visible is also bad. 

However, people who only look at the numbers are the worst of all. 

(Taiichi Ohno)

Selasa, 17 Mei 2022

SERBA - SERBI PERSIAPAN AKREDITASI RS 2022

A.  Persiapan
  1. Memiliki perizinan berusaha yang masih berlaku dan teregistrasi di Kementerian Kesehatan.
  2. Kepala atau direktur rumah sakit harus seorang tenaga medis yang mempunyai kemampuan dan keahlian dibidang perumahsakitan (memiliki pengalaman kerja di rumah sakit dan atau pendidikan manajemen).
  3. Memiliki Izin Pengelolaan Limbah Cair (IPLC) yang masih berlaku.
  4. Kerja sama dengan pihak ketiga yang mempunyai izin sebagai pengolah dan/atau sebagai transporter limbah B3 yang masih berlaku atau izin alat pengolah limbah B3 (Insenerator, Autoclave, Microwave).
  5. Seluruh tenaga medis di rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan (pemberi asuhan) memiliki Surat Tanda Registrasi (STR) dan Surat Izin Praktek (SIP) yang masih berlaku atau surat tugas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  6. Pemenuhan sarana, prasarana dan alat kesehatan minimal 60% dari standar yang ditetapkan dan di inputkan pada Aplikasi Sarana, Prasarana Dan Alat Kesehatan (ASPAK).
  7. Rumah sakit bersedia melaksanakan kewajiban dalam meningkatkan mutu dan keselamatan pasien dalam bentuk surat pernyataan.
B.  Pendaftaran
  1. Rumah sakit yang akan melaksanakan survei dapat memperoleh aplikasi survei dengan mengakses aplikasi elektronik lembaga independen penyelenggara akreditasi di situs resmi Lembaga independen penyelenggara akreditasi.
  2. Proses akreditasi dimulai dengan cara, rumah sakit mengunjungi situs lembaga penyelenggara akreditasi untuk melakukan pendaftaran dengan memberikan informasi yang diminta.
  3. Setelah pendaftaran diterima dan disetujui, lembaga independen penyelenggara akreditasi akan memberikan nama narahubung yang menjadi kontak utama untuk informasi, pertanyaan dan persiapan lebih lanjut antara lain data rumah sakit dan self assessment standar akreditasi.
C.  Kesepakatan
  1. Rumah sakit harus mengajukan waktu pelaksanaan survei minimal 3-6 bulan sebelum pelaksanaan survei.
  2. Setelah permohonan survei diterima, dalam jangka waktu paling lambat 5 (lima) hari kerja lembaga independen penyelenggara akreditasi akan melakukan verifikasi terhadap pemenuhan persyaratan yang diajukan oleh rumah sakit.
  3. hasil verifikasi berupa dapat dilakukan survei atau rumah sakit harus melakukan perbaikan pemenuhan persyaratan.
  4. Jika hasil verifikasi dapat dilakukan survei, dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja, rumah sakit dan lembaga indepeden penyelenggara akreditasi membuat kesepakatan tertulis berupa kontrak yang paling sedikit berisi tanggal pelaksanaan, pembiayaan, dan ketentuan lain yang dibutuhkan terkait pelaksanaan survei.
  5. Lembaga independent penyelenggara akreditasi menetapkan nama surveior dan menunjuk ketua tim yang akan berkoordinasi dengan rumah sakit terkait pelaksanaan dan kesiapan survei dan memberitahukan kepada rumah sakit paling lambat 4 (empat) minggu sebelum survei dilaksanakan.
  6. Ketua tim survei akan menghubungi penanggung jawab survei rumah sakit untuk mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan survei.
D.  Pelaksanaan

Setelah tanggal pelaksanaan disepakati, rumah sakit menyampaikan dokumen kepada lembaga independen penyelenggara akreditasi paling lambat 1 (satu) minggu sebelum dilaksanakannya survei.
Dokumen yang disampaikan paling sedikit:
  1. Struktur Organisasi Rumah Sakit;
  2. Daftar nama lengkap direksi;
  3. Denah rumah sakit;
  4. Daftar nama seluruh staf rumah sakit beserta jabatan;
  5. Daftar perizinan fasilitas rumah sakit yang masih berlaku;
  6. Daftar nama unit dan indikator mutu prioritas unit;
  7. Daftar jadwal praktik dokter di rawat jalan dan jadwal on call;
  8. Program Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) dan laporan hasil kegiatan program PMKP (laporan triwulan untuk survei awal dan laporan 12 (dua belas) bulan terakhir untuk survei ulang)
  9. Surat pemberitahuan kepada dinas kesehatan daerah provinsi dan dinas kesehatan daerah kabupaten/kota bahwa rumah sakit akan melaksanakan survei akreditasi yang dilaksanakan oleh lembaga independen penyelenggara akreditasi rumah sakit.
Seluruh dokumen disampaikan secara online dengan menggunakan media elektronik atau aplikasi survei akreditasi yang disediakan lembaga independen penyelenggara akreditasi. Lembaga independen penyelenggara akreditasi melalui surveior dapat meminta tambahan dokumen yang harus disampaikan oleh rumah sakit sesuai kebutuhan pada saat telusur dokumen. Lembaga independen penyelenggara akreditasi berkewajiban menjaga data yang disampaikan rumah sakit dengan baik, tidak menggunakan data-data tersebut dan tidak menyebarluaskan kepada pihak yang tidak berwenang selain surveior rumah sakit.

Referensi: 
Kepdirjen Nomor HK-02-02-I-1130-2022 tentang Pedoman Tata Laksana Survei Akreditasi

Selasa, 10 Mei 2022

MUTU ADALAH WAKTU

"All we are doing is looking at the time line, from the moment the customer gives us an order to the point where we collect the cash.  And we are reducing the time line by reducing the non-value adding wastes." (Taiichi Ohno – Toyota Production System)

"Best quality producer is the shortest cycle time producer, and the shortest cycle time producer is always the best cost producer." (Motorolla Principle)

Dua kutipan diatas menjelaskan jiwa yang menggerakkan dua perusahaan top dunia (Toyota dan Motorolla) yang sukses. Dengan demikian, sudah lebih dari cukup untuk menyatakan hubungan antara mutu dengan waktu. 

Jadi, pekerjaan sesungguhnya dalam upaya meningkatkan mutu adalah:

  • Bagaimana kita dapat terus berusaha melakukan perbaikan dalam mencapai waktu yang paling cepat.  
  • Dari sisi pelanggan pun ukuran utama kepuasan adalah seberapa cepat mereka dapat dilayani.

Silahkan anda tambahkan sendiri pointer diatas menjadi tiga, empat, sepuluh, seratus, atau berapapun.  Intinya akan tetap sama, makin cepat waktu kita capai, makin tinggi mutu kita dapatkan.  Mengapa? Karena tidak ada yang lebih berharga di dunia ini selain dari waktu. 

Maka, demi waktu, mari kita berlomba-lomba menghargai waktu, sehingga tercapai layanan kesehatan yang cepat, selamat, hemat, dan bermutu tinggi.

Jumat, 06 Mei 2022

TRANSFORMASI AKREDITASI RS DI INDONESIA

Tahun 2022 ini ada kabar gembira bagi RS di Indonesia berkaitan dengan akreditasi.  Karena Kementerian Kesehatan telah melakukan program transformasi akreditasi.  Beberapa hal yang melatar belakangi transformasi ini diantaranya:

  1. Biaya akreditasi yang dianggap mahal
  2. Budaya mutu yang belum juga terbentuk, sementara akreditasi sudah dimulai sejak 2012
  3. Dominasi Lembaga Penyelenggara dan konflik kepentingan penyelenggaraan akreditasi
  4. Masalah yang berkaitan dengan surveior, meliputi : kompetensi, subyektifitas, jumlah dan distribusi, potensi gratifikasi dan pelanggaran etika, penyambutan yang berlebihan, dan lain-lain.
Dengan latar belakang seperti itu, maka Kemenkes melakukan transformasi akreditasi yang beberapa poin penting diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Standar dan elemen penilaian akreditasi dikurangi


2. Menambah lembaga penyelenggara, dari 1 menjadi 6


3. Alur Penyelenggaraan Akreditasi Melibatkan Kemenkes dan Dinas Kesehatan


4. Biaya Akreditasi Ditetapkan oleh Kemenkes


Nah, dengan transformasi seperti di atas, diharapkan mutu RS akan semakin meningkat melalui akreditasi.  Diharapkan proses akreditasi kedepan menjadi menyenangkan, simpel, mudah, murah, berorientasi pada peningkatan mutu dan tidak terkesan "document oriented", 

Dengan demikian, diharapkan cita-cita menjadikan dunia RS di Indonesia yang cepat, selamat, hemat, dan bermutu tinggi menjadi makin segera terwujud.  Mari kita sambut era baru akreditasi RS di Indonesia !

Rabu, 14 Februari 2018

KAIZEN EVENT : Efisiensi 2,4 Milyar di Unit Farmasi

Sebuah rumah sakit swasta memiliki masalah dalam pengelolaan farmasinya. Dengan alasan ada perbedaan dalam tatacara pengelolaan pajak, dibuat kebijakan pemisahan obat rawat jalan dipisahkan dari obat rawat inap. Akibat dari kebijakan itu, terjadi pemisahan total sejak dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi, dan seterusnya.  Rawat jalan memiliki gudang tersendiri, begitu juga rawat inap.  Masing-masing dikelola dengan cara terpisah.  Akibatnya, terjadi berbagai macam masalah.

Kamis, 12 Oktober 2017

KAIZEN EVENT : Buku Catatan Pelayanan Harian

KASUS:
Sebuah rumah sakit swasta yang telah lama berdiri di Jakarta memiliki masalah dengan buku catatan pelayanan harian. Di setiap outlet pelayanan, mulai dari admission, kasir, medical record, poliklinik, ruang rawat, kamar bersalin, kamar operasi, dan lain-lain memiliki buku catatannya sendiri sendiri. Jumlah kunjungan pasien yang banyak membuat aktifitas catat mencatat menjadi makin membebani petugas. Petugas sangat sibuk melakukan aktifitas tulis menulis, karena banyaknya angka kunjungan. Ketika coba dilakukan pendataan jumlah buku catatan harian, didapatkan angka yang luar biasa.

Jumat, 04 Agustus 2017

KAIZEN EVENT : 5S

Masalah :

Sebuah rumah sakit swasta terkenal yang sudah berdiri lebih dari 40 tahun memiliki masalah dengan pengaturan ruangannya.  Di setiap ruangan, banyak sekali barang-barang dan berbagai berkas dokumen tersimpan.  Mereka kesulitan memindahkan barang-barang tersebut karena terbatasnya area gudang penyimpanan.  Di kamar operasi, kamar bersalin, unit gawat darurat, poliklinik, farmasi, area manajemen, dan seluruh area lain barang bertumpuk dimana-mana dan tidak ada solusi untuk penyimpanannya.  Menambah area gudang tidak dapat dilakukan karena terbatasnya lahan yang dimiliki oleh rumah sakit

Minggu, 16 Juli 2017

KAIZEN EVENT : Perawatan Berkala Lift

Sebuah rumah sakit di Jakarta memiliki 7 buah lift. Agar lift-lift  itu dapat berfungsi dengan baik dan aman, rumah sakit melakukan perjanjian kontrak perawatan berkala dengan pihak penyedia lift.  Namun, banyak keluhan timbul ketika lift sedang dilakukan perawatan berkala.  Keluhan timbul baik dari pasien, dokter, pengunjung, maupun staf rumah sakit sendiri.  Jika lift sedang dilakukan perawatan berkala, mereka mengalami hambatan dalam mobilisasi.  Pasien, dokter, pengunjung, maupun staf rumah sakit harus menaiki tangga untuk menuju lantai yang lebih tinggi.  Yang paling terganggu adalah pasien-pasien yang mobilisasinya menggunakan alat bantu, baik kursi roda maupun tempat tidur.  Mereka harus antri lama untuk dapat dipindahkan dari satu lantai ke lantai lainnya.  Pihak manajemen rumah sakit telah berkomunikasi dengan penyedia perawatan berkala, agar melakukan perawatan berkala di luar jam kerja.  Pihak penyedia pun menyanggupi, namun dengan penambahan biaya overtime di luar jam kerja.  Biaya tambahan yang diminta adalah Rp. 650.000,- per kedatangan.  Per kedatangan, hanya dapat dilakukan perawatan untuk 2 lift. Sehingga, biaya tambahan per bulan adalah Rp. 2.600.000,-.  Pihak manajemen keberatan dengan biaya tambahan itu, karena biaya perawatan berkala yang dikeluarkan selama ini sudah cukup besar.

Minggu, 09 Juli 2017

KAIZEN EVENT : Efisiensi Petugas Cleaning Service Rumah Sakit

Sebuah rumah sakit swasta terkemuka di Jakarta baru saja membuka layanan poliklinik eksekutif untuk melayani pasien-pasien VVIP. Poliklinik tersebut dirancang khusus agar pasien-pasien VVIP mereka merasa nyaman dan mendapatkan suasana eksklusif.  Namun, baru saja dibuka, sudah muncul keluhan dari pasien-pasien.  Poliklinik tersebut terkesan kurang terjaga kebersihannya.  Tempat sampah penuh dengan sampah yang belum dibersihkan, toilet kotor, dan lantai terlihat tidak berkilau.  Pihak manajemen rumah sakit segera memanggil pengelola cleaning service.  Pihak pengelola cleaning service memberi solusi berupa penambahan petugas agar kebersihan di poliklinik itu dapat lebih terjaga.  Pihak manajemen rumah sakit tidak puas dengan solusi itu, karena jumlah tenaga cleaning service sudah banyak dan rumah sakit sudah mengeluarkan biaya yang cukup besar setiap bulannya.

Senin, 03 Juli 2017

KAIZEN EVENT : Proses Penagihan ke Asuransi

Kasus:

Sebuah rumah sakit ternama di pusat kota Jakarta mengalami masalah tagihan asuransi yang banyak tertunda.  Banyak sekali berkas asuransi yang ditagihkan lebih dari 2 minggu setelah pasien pulang.  Pihak keuangan menyalahkan medical record dan bagian laboratorium atas keterlambatan ini.  Hal ini cukup beralasan karena dari data mereka, penyebab terbesar dari lambatnya proses penagihan adalah resume medis dan hasil patologi anatomi yang memakan waktu lama.  Mengingat lamanya proses penagihan berdampak pada menumpuknya piutang rumah sakit, yang berakibat pada terganggunya cash flow rumah sakit, pihak keuangan menghendaki masalah ini dapat segera diselesaikan.