Risk Management / Manajemen Risiko Rumah Sakit

Manajemen risiko merupakan disiplin ilmu yang luas.  Seluruh bidang pekerjaan di dunia ini pasti menerapkannya sebagai sesuatu yang sangat penting.  Sebut misalnya: perminyakan, perbankan, penerbangan, IT, ekspedisi luar angkasa, dan lain-lain.  Makin besar risiko suatu pekerjaan, maka makin besar perhatiannya pada aspek manajemen risiko ini. Rumah sakit pun sebagai sebuah institusi dimana aktifitasnya penuh dengan berbagai risiko keselamatan, sudah selayaknya menerapkan hal ini.

Referensi utama manajemen risiko adalah standar Australia dan New Zealand AS/NZS 4360:2004 yang kemudian diadopsi oleh lembaga ISO dengan standar ISO 31000:2009.  ISO pun menerbitkan standar pendukungnya, yaitu ISO Guide 73:2009 dan ISO/IEC 31010:2009.  Dan sudah barang tentu, seluruh aktifitas manajemen risiko di dunia ini merujuk pada standar-standar tersebut. 

Risiko adalah:

• Peluang terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak pada pencapaian tujuan (AS/NZS 4360:2004). 
• Efek dari ketidakpastian tujuan (ISO 31000:2009). 

Sedangkan manajemen risiko adalah:

• Budaya, proses dan struktur yang diarahkan untuk mewujudkan peluang peluang sambil mengelola efek yang tidak diharapkan. (AS/NZS 4360:2004) 
• Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkaitan dengan risiko. (ISO 31000:2009) 

Secara garis besar, proses manajemen risiko dapat dijelaskan seperti ilustrasi berikut ini:

Untuk selanjutnya, tulisan ini hanya akan menjelaskan proses identifikasi risiko, analisa risiko, evaluasi risiko, dan penanganan risiko. Menetapkan konteks (establishing the context) tidak dijelaskan karena konteksnya sudah jelas, yaitu rumah sakit dengan segala aktifitas yang melingkupinya. Komunikasi dan konsultasi juga tidak dijelaskan karena sudah merupakan aktifitas umum di organisasi manapun. Sedangkan pengawasan (monitor) dan tinjauan (review) akan dibahas di bagian akhir, karena dinilai cukup penting.

1. Identifikasi Risiko 

Identifikasi risiko adalah proses menemukan, mengenal, dan mendeskripsikan risiko (ISO 31000:2009). 

Hal pertama yang perlu dilakukan untuk mengelola risiko adalah mengidentifikasinya. Jika kita tidak dapat mengidentifikasi/mengenal/mengetahui, tentu saja kita tidak dapat berbuat apapun terhadapnya. Identifikasi risiko ini terbagi menjadi dua, yaitu identifikasi risiko proaktif dan identifikasi risiko reaktif.

Identifikasi risiko proaktif adalah kegiatan identifikasi yang dilakukan dengan cara proaktif mencari risiko yang berpotensi menghalangi rumah sakit mencapai tujuannya. Disebut mencari karena risikonya belum muncul dan bermanifestasi secara nyata. Metode yang dapat dilakukan diantaranya: audit, inspeksi, brainstorming, pendapat ahli, belajar dari pengalaman rumah sakit lain, FMEA, analisa SWOT, survey, dan lain-lain.

Identifikasi risiko reaktif adalah kegiatan identifikasi yang dilakukan setelah risiko muncul dan bermanifestasi dalam bentuk insiden/gangguan. Metoda yang dipakai biasanya adalah melalui pelaporan insiden.

Tentu saja, lebih baik kita memaksimalkan identifikasi risiko proaktif, karena belum muncul kerugian bagi organisasi.

Bagi rumah sakit, cara paling mudah dan terstruktur untuk melakukan identifikasi adalah lewat setiap unit. Setiap unit diminta untuk mengidentifikasi risikonya masing-masing. Setelah terkumpul, seluruh data identifikasi itu dikumpulkan menjadi satu dan menjadi identifikasi risiko rumah sakit. Contoh risiko-risiko yang dapat diidentifikasi di rumah sakit dapat dilihat disini.

2. Analisa Risiko

Analisa risiko adalah proses untuk memahami sifat risiko dan menentukan peringkat risiko (ISO 31000:2009).

Setelah diidentifikasi, risiko dianalisa. Analisa risiko dilakukan dengan cara menilai seberapa sering peluang risiko itu muncul; serta berat-ringannya dampak yang ditimbulkan (ingat, definisi risiko adalah: Peluang terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak pada pencapaian tujuan). Analisa peluang dan dampak ini paling mudah jika dilakukan dengan cara kuantitatif. Caranya adalah dengan memberi skor satu sampai lima masing-masing pada peluang dan dampak. Makin besar angka, peluang makin sering atau dampak makin berat. Contoh deskripsi skor peluang dapat dilihat disini. Dan contoh deskripsi dampak/konsekuensi dapat dilihat disini.

Setelah skor peluang dan dampak/konsekuensi kita dapatkan, kedua angka itu kemudian dikalikan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan peringkat. Mengapa perlu peringkat? Tentu saja, risiko perlu diberi peringkat, untuk mendapatkan prioritas penanganannya. Makin tinggi angkanya, makin tinggi peringkatnya dan prioritasnya. Contoh pemberian peringkat risiko dapat dilihat disini.

3. Evaluasi Risiko

Evaluasi risiko adalah proses membandingkan antara hasil analisa risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan apakah risiko dan/atau besarnya dapat diterima atau ditoleransi (ISO 31000:2009). Sedangkan kriteria risiko adalah kerangka acuan untuk mendasari pentingnya risiko dievaluasi (ISO 31000:2009). Contoh kriteria risiko dapat dilihat disini. Dengan evaluasi risiko ini, setiap risiko dikelola oleh orang yang bertanggung jawab sesuai dengan peringkatnya. Dengan demikian, tidak ada risiko yang terlewati, dan terjadi pendelegasian tugas yang jelas sesuai dengan berat – ringannya risiko.

4. Penanganan Risiko

Penanganan risiko adalah proses untuk memodifikasi risiko (ISO 31000:2009). Bentuk-bentuk penanganan risiko diantaranya:

• Menghindari risiko dengan memutuskan untuk tidak memulai atau melanjutkan aktivitas yang menimbulkan risiko; 
• Mengambil atau meningkatkan risiko untuk mendapat peluang (lebih baik, lebih menguntungkan); 
• Menghilangkan sumber risiko; 
• Mengubah kemungkinan; 
• Mengubah konsekuensi; 
• Berbagi risiko dengan pihak lain (termasuk kontrak dan pembiayaan risiko); 
• Mempertahankan risiko dengan informasi pilihan. 

5. Pengawasan (Monitor) dan Tinjauan (Review)

Pengawasan dan tinjauan memang merupakan kegiatan yang umum dilakukan oleh organisasi manapun. Namun, untuk manajemen risiko ini perlu dibahas, karena ada alat bantu yang sangat berguna. Alat bantu itu adalah Risk Register (daftar risiko). 

Risk Register adalah:

• Pusat dari proses manajemen resiko organisasi (NHS). 
• Alat manajemen yang memungkinkan suatu organisasi memahami profil resiko secara menyeluruh. Ini merupakan sebuah tempat penyimpanan untuk semua informasi resiko (Risk Register Working Group 2002). 
• Catatan segala jenis resiko yang mengancam keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya (Risk Register Working Group 2002). 
• Ini adalah ‘dokumen hidup’ yang dinamis, yang dikumpulkan melalui proses penilaian dan evaluasi resiko organisasi (Risk Register Working Group 2002). 

Risk register dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

• Risk register korporat, digunakan untuk risiko ekstrim (peringkat 15 - 25 
• Risk register divisi, digunakan untuk risiko dengan peringkat lebih rendah atau risiko yang diturunkan dari risk register korporat karena peringkatnya sudah turun. 

Untuk mengurangi beban administrasi, risiko rendah (peringkat 1 – 3) tidak perlu dimasukkan ke dalam daftar.

Contoh Risk Register dapat dilihat disini.

Risk Register ini bersifat sangat dinamis. Setiap bulan bisa saja berubah. Perubahan itu dapat berupa:

• Jumlahnya berubah karena ada risiko baru teridentifikasi. 
• Tindakan pengendalian risikonya berubah karena terbukti tindakan pengendalian risiko yang ada tidak cukup efektif. 
• Peringkat risikonya berubah karena dampak dan peluangnya berubah. 
• Ada risiko yang dihilangkan dari daftar risiko korporat, karena peringkatnya sudah lebih rendah dari 15 (dipindahkan ke risk register divisi). 

Sumber:

1. ISO 31000:2009
2. AS/NZS 4360:2004
3. Risk Management a Journey not a Destination, Kevin W Knight, 2006
4. CASU and Risk Register Working Group 2002