Senin, 21 November 2016

Workshop Lean Hospital di RS Siti Khodijah Sepanjang, Sidoarjo, 19 - 20 November 2016


Workshop LEAN HOSPITAL di RS Siti Khodijah Sepanjang, Sidoarjo, 19 - 20 November 2016. Jumlah peserta 83 orang, yang berasal dari 12 rumah sakit:
  1. RS Siti Khodijah Sepanjang Sidoarjo
  2. RSU Aminah Blitar
  3. RSU Muhammadiyah Bandung Tulungagung
  4. RS Universitas Muhammadiyah Malang
  5. RS Aisyiyah Siti Fatimah Tulangan Sidoarjo
  6. RSI Hasanah Muhammadiyah Mojokerto
  7. RSIA Muhammadiyah Probolinggo
  8. RSM Ahmad Dahlan Kota Kediri
  9. RS Siti Khodijah Gurah Kediri
  10. RS PKU Muhammadiyah Surabaya
  11. RSIA Aminah Blitar
  12. RS Muhammadiyah Jombang


Workshop Lean Hospital berikutnya, di RS Adhyaksa Jakarta, 3 – 4 Desember 2016.

Rabu, 16 November 2016

Workload Leveling

Kasus:

Sebuah laboratorium melakukan pemeriksaan kimia darah dengan urutan sebagai berikut:

NO
AKTIFITAS
WAKTU (MENIT)
VOLUME
TOTAL WAKTU (MENIT)
1.
Sampel darah diambil dari pasien
3
1
60
2.
Sampel darah dilakukan sentrifugasi menggunakan alat sentrifugal
5
10
10
3.
Sampel darah dimasukkan ke alat kimia darah
20
20
20
4.
Hasil pemeriksaan dicetak
1
20
1
5.
Pasien dipanggil dan hasil pemeriksaan diserahkan ke pasien
1
20
1

92

Keterangan:
  1. Untuk satu pasien, petugas memerlukan waktu 3 menit untuk mengambil sampel darah.
  2. Alat sentrifugal mempunyai kapasitas melakukan sentrifugasi sebanyak 10 sampel. Agar dapat terisi 10 sampel, diperlukan waktu 30 menit menunggu sampel dari 10 pasien (satu pasien 3 menit). Setelah 10 sampel dimasukkan ke dalam alat sentrifugal, alat akan bekerja selama 5 menit melakukan sentrifugasi.
  3. Alat kimia darah mempunyai kapasitas 20 sampel sekali proses. Sehingga, hasil dari proses nomor 2 belum cukup untuk menjalankan proses nomor 3. Agar dapat terisi 20 sampel, diperlukan waktu 60 menit menunggu sampel dari 20 pasien di proses nomor 1 (satu pasien 3 menit), dan 10 menit menunggu dari 20 sampel di proses nomor 2 (10 sampel dalam 5 menit).
  4. Pencetakan hasil pemeriksaan dapat dilakukan selama 1 menit untuk 20 sampel.
  5. Penyerahan hasil pemeriksaan dapat dilakukan selama 1 menit untuk 20 sampel.
Dengan urutan proses seperti di atas, maka pasien akan mendapatkan hasil dalam waktu 92 menit.

Proses di atas dapat ditata ulang menjadi lebih efisien, dengan menggunakan metode workload leveling, atau disebut juga Heijunka. Heijunka adalah proses untuk membuat sesuatu menjadi rata, teratur, terencana, tersebar merata, dan istilah istilah lain yang serupa dengan itu.

Pada kasus di atas, sangat jelas teridentifikasi mulai dari proses satu sampai lima, ada ketidaksamaan dalam hal waktu hingga kapasitas. Ada proses yang hanya membutuhkan waktu satu menit, tapi ada proses yang membutuhkan waktu sampai 20 menit. Begitu juga dengan kapasitas, ada proses yang hanya mempunyai kapasitas satu, tapi ada juga yang mempunyai kapasitas sampai 20. Untuk itulah diperlukan Heijunka.
Dibawah ini diuraikan usulan perbaikan atas proses di atas menggunakan konsep Heijunka:
  1. Cycle time pengambilan sampel darah dievaluasi. Cycle time dipercepat dari 3 menit menjadi 2 menit. Jumlah tenaga sampling ditambah menjadi 2 orang. Tambahan tenaga satu orang ini dapat diperoleh dengan cara realokasi tenaga laboratorium dari hasil efisiensi di proses lain. Dengan usulan perbaikan seperti itu, dalam 10 menit dapat terkumpul 10 sampel.
  2. Penjadwalan pengoperasian alat sentrifugal. Urutannya: sekali beroperasi selama 5 menit, diikuti dengan fase istirahat 5 menit. Total waktu produksi menjadi 10 sentrifugasi sampel dalam 10 menit.
  3. Diupayakan agar alat kimia darah dapat beroperasi dalam 10 menit, dengan mengurangi throughput. Sehingga dalam 10 menit dihasilkan 10 hasil pemeriksaan kimia darah. 
Dengan usulan perbaikan seperti di atas, maka proses yang terjadi dapat menjadi lebih teratur:
  1. Dalam waktu sepuluh menit, dapat dikumpulkan 10 sampel darah. 
  2. Kemudian, dalam sepuluh menit berikutnya, dihasilkan 10 sampel darah yang sudah disentrifugasi. 
  3. Kemudian, dalam sepuluh menit berikutnya, diperoleh 10 hasil pemeriksaan kimia darah dari sepuluh sampel.
Tabel perhitungannya adalah sebagai berikut:

NO
AKTIFITAS
WAKTU (MENIT)
VOLUME
TOTAL WAKTU (MENIT)
1.
Sampel darah diambil dari pasien, dengan 2 petugas
2
10
10
2.
Sampel darah dilakukan sentrifugasi menggunakan alat sentrifugal
10
10
10
3.
Sampel darah dimasukkan ke alat kimia darah
10
10
10
4.
Hasil pemeriksaan dicetak
1
10
1
5.
Pasien dipanggil dan hasil pemeriksaan diserahkan ke pasien
1
10
1

32

Dengan usulan perbaikan yang dilakukan, maka terjadi efisiensi waktu dari 92 menit menjadi 32 menit, atau efisiensi sebesar 65 %. 

Senin, 14 November 2016

Workshop Lean Hospital

Mengingat banyaknya pertanyaan tentang workshop Lean Hospital yang kami selenggarakan, berikut ini adalah penjelasan yang dapat diberikan:
  1. Workshop Lean Hospital terbuka untuk semua rumah sakit dan lembaga kesehatan lain, termasuk staf di dalamnya.
  2. Bagi rumah sakit yang ingin menyelenggarakan workshop Lean Hospital, cukup mengajukan surat permohonan resmi dari rumah sakit yang bersangkutan, dikirimkan ke alamat email taufik.santoso@gmail.com.
  3. Team Lean Healthcare Indonesia selanjutnya akan berkomunikasi dengan pihak rumah sakit berkaitan dengan teknis penyelenggaraan workshop, termasuk mengatur jadwal pelaksanaan.
  4. Kegiatan workshop ini bebas biaya (free of charge). RS anda tidak dipungut biaya untuk narasumber dan fasilitator. Biaya yang perlu disiapkan hanyalah biaya penyelenggaraan; termasuk di dalamnya biaya transportasi, akomodasi, konsumsi bagi narasumber dan fasilitator, serta biaya pengembangan. 
  5. Panitia penyelenggara diijinkan memungut biaya workshop kepada peserta sekedar untuk menutup biaya penyelenggaraan.
  6. Setelah workshop, akan dibentuk Komunitas Lean Healthcare Indonesia sebagai forum diskusi, penyebaran informasi, dan media komunikasi dalam penerapan hasil workshop.
  7. Workshop Lean Hospital adalah aktifitas yang berkelanjutan. Pendampingan akan terus diberikan kepada rumah sakit yang telah mengikuti workshop demi terciptanya kondisi perbaikan yang berkelanjutan (kaizen).
Demikianlah penjelasan yang dapat diberikan. Jika masih memerlukan penjelasan lebih lanjut, anda dapat menghubungi kami lewat email taufik.santoso@gmail.com.

Terima kasih

Team Lean Healthcare Indonesia