Jumat, 27 April 2012

Discharge Planning

Discharge planning, sesuai namanya, adalah proses perencanaan kepulangan pasien yang terintegrasi.  Di dalamnya terkandung perencanaan dan kerjasama antara berbagai pihak yang terlibat dalam pelayanan pasien.  Seluruh staf mulai saat pasien mengurus administrasi rawat inapnya di admission sampai pasien tiba kembali di rumah, dilibatkan dalam perencanaan ini.

Demikian juga dengan  keluarga pasien, pendamping pasien, perawat pasien di rumah, dan semua orang yang terlibat dalam penanganan pasien setelah keluar dari rumah sakit dilibatkan dalam proses ini.

Seperti telah dijelaskan dalam posting sebelumnya (lihat posting Lean Thinking Rawat Inap), jika dijalankan dengan benar, discharge planning ini merupakan solusi utama untuk manajemen antrian pasien mulai dari rawat inap hingga UGD.

Langkah-Langkah Persiapan Discharge Planning:

1.      Penentuan Length of Stay (LOS)
Penentuan LOS merupakan hal yang paling penting dalam discharge planning.  Karena dengan dasar inilah seluruh perencanaan pulang pasien dibuat dan dilaksanakan.  Agar LOS ini dapat ditentukan dengan baik, diperlukan upaya-upaya berikut ini:
  • Prioritaskan pada diagnosis penyakit rawat inap terbanyak
  • Penetuan LOS harus dengan persetujuan dan kesepakatan kelompok dokter spesialis terkait
  • Data LOS yang sudah disepakati dan disetujui, dilakukan sosialisasi kepada seluruh pihak-pihak yang terlibat; dokter spesialis, dokter ruangan, perawat, petugas admission, dll.
  • Data LOS terus dilakukan pemantauan, evaluasi, dan pemutakhiran berdasarkan data riil yang terjadi
  • Penting untuk dipahami, bahwa data LOS bukan untuk memastikan lama rawat, tetapi sebagai bahan perkiraan dan perencanaan.  
  • Keputusan memulangkan pasien tetap dikembalikan kepada kondisi klinis pasien dan diputuskan oleh dokter yang merawat.

2.      Penentuan Jadwal Jam Kepulangan Pasien
Setelah LOS ditentukan, hal berikutnya adalah penentuan jam berapa pasien akan dipulangkan.  Pasien perlu dipulangkan pada waktu yang tetap setiap harinya. Hal ini penting, dan dalam Lean Thinking ini disebut dengan Standard Work.  Dengan tetapnya jadwal waktu kepulangan pasien, maka pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengannya dapat direncanakan.  Jika kepulangan pasien mempunyai jam yang tetap setiap harinya, maka alokasi staf pun dapat direncanakan dengan baik mengikuti jadwal tersebut. 

Penetapan jam kepulangan pun mempunyai implikasi ekonomi.  Misalnya batas waktu check-out adalah jam 12.00 WIB.  Maka  jika pasien dapat dipulangkan sebelum jam 12.00 WIB, pasien mendapat keuntungan berupa tidak membayar ekstra akibat melampaui batas waktu check-out.  Rumah sakit pun dapat terhindar dari kerugian berlipat ganda, yaitu:
  • Pasien baru tidak dapat masuk akibat pasien lama belum keluar
  • Pasien lama tidak mau membayar ekstra jika penyebab keterlambatannya adalah pihak rumah sakit.
  • Terjadi antrian panjang di admission sampai UGD akibat ketidakpastian jadwal kepulangan.
  • Peningkatan keluhan pasien
  • Terjadi kejadian yang tidak diharapkan akibat pasien yang perlu penanganan lebih lanjut gagal masuk rawat inap lebih cepat.

3.      Pengaturan Jadwal Visit Dokter
Agar jadwal jam kepulangan pasien ini dapat terlaksana dengan baik, perlu kesepakatan dengan seluruh dokter yang merawat pasien.  Kesepakatan itu adalah:
  • Dokter yang merawat pasien dapat visit sebelum jadwal jam kepulangan pasien.  Misal: jam kepulangan pasien adalah jam 10 pagi.  Maka dokter visit jam 8 pagi.
  • Jika dokter tidak dapat visit pagi, maka perlu ada kesepakatan dimana dokter menyetujui kepulangan pasien tanpa menunggu kedatangannya, atau yang biasa disebut dengan istilah TUTD (tidak usah tunggu dokter).
  • Dokter yang merawat pasien dapat mendelegasikan penilaian klinis akhir untuk penentuan boleh tidaknya pasien pulang kepada dokter ruangan/case manager dengan berdasarkan kepada criteria kepulangan yang jelas.

4.      Menyusun Pedoman Kriteria Masuk/Keluar Pasien
Diperlukan kesepakatan untuk criteria masuk/keluar pasien yang jelas.  Misal: criteria keluar/masuk untuk:
  • UGD
  • Rawat Inap
  • ICU/ICCU
  • Isolasi
  • Dll
Dengan criteria itu, setiap staf yang bertugas di tempat-tempat tersebut terbantu secara sistim untuk menilai kapan seorang pasien boleh masuk atau keluar dari tersebut.  Faktor waktu/response time termasuk dalam penentuan criteria tersebut.  Misal: di UGD harus ada criteria masuk dan keluar UGD disertai response time berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh pasien sejak masuk sampai dilayani dokter.  Juga berapa lama maksimal pasien diperbolehkan tetap ada di UGD.

5.      Discharge Lounge
Discharge lounge adalah ruang transit pasien yang sudah boleh pulang. Ruang ini digunakan oleh pasien dan keluarganya dalam keadaan pasien sudah boleh pulang, tapi karena satu dan lain hal belum dapat pulang.  Misalnya: administrasi belum selesai, menunggu jemputan, dll.

Contoh:
Seorang pasien sudah dinyatakan boleh pulang oleh pasien.  Administrasi kepulangan pun sudah diselesaikan. Tapi sampai jam 10 pagi, penjemputnya belum datang karena terjebak macet.  Oleh karena itu, pasien kemudian ditransfer ke discharge lounge.
Manfaat discharge lounge ini sangat besar.  Karena, pasien yang akan masuk rawat inap tidak terhambat akibat pasien lama belum keluar.  Antrian rawat inap pun dapat dihindarkan. Begitupun dengan rangkaian antrian proses di belakangnya.  Sebaliknya, pasien lama tetap dapat menunggu penyelesaian masalahnya di rumah sakit dan tetap mendapat pelayanan dari rumah sakit.
Agar discharge lounge ini efektif, diperlukan penataan sebagai berikut:
  • Ruangan cukup luas agar dapat menampung sejumlah orang dalam jumlah cukup sesuai kondisi rumah sakit.
  • Keselamatan pasien tetap menjadi perhatian utama.  Sehingga diperlukan perawat yang berjaga di ruang tersebut selama ada pasien.  Ruangan perlu dilengkapi juga dengan peralatan medis gawat darurat.
  • Sedapat mungkin ruangan terletak di area yang strategis agar memudahkan lalu lintas pasien yang hendak pulang.  Misal: di area sekitar lobby rumah sakit di lantai 1.
  • Dilengkapi dengan fasilitas untuk kenyamanan pasien/keluarganya selama menunggu.

6.      Tim Multidisiplin
Tim multidisiplin adalah tim yang anggotanya terdiri dari semua pihak yang terlibat dalam proses kepulangan pasien.  Sudah barang tentu tim ini anggotanya adalah: dokter, perawat, penunjang, admission, kasir, housekeeping, security, dan lain-lain yang diperlukan sesuai kondisi rumah sakit.  

Tim ini selanjutnya menjadi ‘steering committee’ bagi discharge planning.  Tim ini bertugas membuat segala hal mulai dari perencanaan, kebijakan, prosedur, koordinasi, pengawasan, sampai penanganan keseluruhan masalah yang berkaitan dengan discharge planning.  Secara rinci, hal-hal yang harus dilakukan tim ini antara lain:
  • Membuat kebijakan discharge planning
  • Membuat Integrated Care Pathway untuk discharge planning
  • Mengkoordinir pembuatan checklist criteria kepulangan pasien, kelengkapan kepulangan pasien, dll
  • Mengkoordinir penetapan LOS
  • Membuat uraian tugas pihak-pihak terkait sehubungan dengan discharge planning.
  • Dll.

7.      Tim Dokter Ruangan/Case Manager
Tim ini bertugas sebagai pengendali harian discharge planning. Tugasnya adalah:
  • Mengedukasi pasien perihal discharge planning saat awal masuk rawat inap
  • Memberi informasi rencana penatalaksanaan yang akan diberikan kepada pasien selama di rumah sakit.
  • Melakukan pemantauan kesesuaian antara LOS yang direncanakan dengan kondisi klinis pasien.
  • Berkoordinasi dengan dokter owner perihal discharge planning yang direncanakan dengan kondisi klinis pasien
  • Dll.

8.      Discharge Coordinator
Posisi ini dipegang oleh perawat ruangan.  Biasanya dijabat oleh kepala ruangan saat jam kerja, dan Nurse in Charge di luar jam kerja.  Tugasnya adalah mengkoordinasikan seluruh aktifitas perawatan pasien dalam rangka discharge planning, misalnya:
  • Menanyakan kepada pihak tim dokter ruangan perihal kepastian kepulangan pasien.
  • Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kepulangan pasien satu hari sebelum kepulangan pasien, seperti: administrasi, retur obat, persiapan obat yang akan dibawa pulang, pemeriksaan penunjang, discharge summary, transportasi pasien saat pulang, dll.
  • Melakukan koordinasi pada hari kepulangan pasien, sehingga pasien dapat pulang tepat waktu. 
  • Jika pasien tidak dapat pulang tepat waktu, koordinasi dengan pihak discharge lounge untuk penaganan selanjutnya.
  • Dll.

9.      Penentuan Hal-Hal Yang Harus Diselesaikan Pada 24 jam Sebelum Kepulangan
Agar pada hari kepulangan pasien dapat pulang dengan cepat, maka perlu direncanakan segala hal yang dapat diselesaikan sehari sebelum kepulangan.  Hal-hal itu diantaranya adalah:
  • Retur obat
  • Resep obat yang akan dibawa pulang
  • Discharge summary
  • Surat Keterangan Sakit
  • Rencana pemeriksaan penunjang terakhir (lab, radiologi, dll)
  • Klaim asuransi
  • Dll.
Hal-hal di atas dikoordinasikan perencanaannya oleh discharge coordinator.

10.  Program Aplikasi Bed Management
Program aplikasi ini akan membantu admission dan perawat di ruang rawat memantau ketersediaan bed.  Dengan program aplikasi ini, pihak ruang rawat dapat menentukan sebuah bed (tempat tidur) dalam keadan kosong setelah pasien keluar dari kamar, kapan rencana pulang, dll.  Dengan informasi itu, pihak admission tanpa perlu menelepon ruang rawat, dapat mengetahui ketersediaan bed.  Sehingga admission dapat menerima atau merencanakan pasien masuk.  Selanjutnya, pihak rawat inap pun kemudian mengetahui bahwa sebuah bed/kamar sudah dipesan, sehingga mereka dapat melakukan persiapan penerimaan pasien.

Itulah hal-hal pokok yang perlu disiapkan untuk melaksanakan discharge planning.  Gambaran yang terjadi setelah discharge planning dilaksanakan adalah:
  • Semua pasien yang masuk UGD sudah diseleksi berdasarkan tingkat kegawatdaruratannya dan ditangani sesuai tingkat prioritasnya.
  • Pasien yang tidak masuk criteria masuk UGD diarahkan ke poliklinik
  • Semua pasien UGD keluar dari UGD sesuai waktu yang telah ditetapkan untuk dirawat, pulang, atau dirujuk, sesuai dengan hasil pengkajian dokter.
  • Pasien yang masuk rawat inap tidak menunggu lama untuk dapat masuk rawat inap.
  • Di admission, pasien sudah diinformasikan perkiraan lama rawat sekaligus perkiraan biaya yang akan dikeluarkan.
  • Pasien kemudian diantar ke ruang rawat.  Di sana pasien dan keluarganya langsung diterima oleh dokter ruangan.  Dokter ruangan kemudian menjelaskan diagnose, perjalanan penyakit, perkiraan lama rawat, rencana penatalaksanaan yang akan dilakukan, dan lain-lain yang berkaitan dengan apa yang akan terjadi pada pasien selama dirawat.
  • Setiap hari dokter owner visit dan dokter ruangan melakukan evaluasi perjalanan penyakit pasien untuk menilai kesesuaian dengan LOS.
  • Satu hari sebelum kepulangan, dokter spesialis telah menyatakan bahwa pasien boleh pulang besoknya.  Dengan dasar itu, perawat mengkoordinasikan:
-      retur obat
-     pemesanan obat-obatan yang akan dibawa pulang
-     koordinasi dengan kasir, asuransi
-     koordinasi dengan lab dan radiologi agar mendahulukan pasien tersebut karena akan pulang
-     resume medis
-     surat keterangan sakit
-     Penjelasan kepada keluarga/perawat pasien di rumah perihal obat-obatan, peralatan, dll untuk pasien
-      Surat kontrol pasca rawat
-      transportasi pulang
-     dll
  • Pada hari kepulangan, pasien dapat pulang tepat waktu, karena segala urusan telah diselesaikan sehari sebelumnya dan sarana transportasi/penjemput pasien sudah tersedia sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
  • Dalam keadaan tertentu pasien tidak dapat keluar kamar sesuai waktunya, pasien ditransfer ke discharge lounge.
  • Pasien rawat inap berikutnya dapat masuk ruang rawat tanpa menunggu lama karena ada kepastian ketersediaan kamar.
  • Begitu seterusnya.

13 komentar:

  1. Persiapan pasien pulang sampai pulangnya terencana dengan baik< dan tidak mengganggu aktifitas rs. Cukup baik. Trim,s atas artikelnya

    BalasHapus
    Balasan
    1. Terima kasih juga atas kunjungan dan komentar anda.

      Hapus
  2. Persiapan pasien pulang sampai pulangnya terencana dengan baik< dan tidak mengganggu aktifitas rs. Cukup baik. Trim,s atas artikelnya

    BalasHapus
  3. Nice Articel...

    BalasHapus
    Balasan
    1. thanks for your visit and comment

      Hapus
  4. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
    Balasan
    1. Dear dr. Kartika, silahkan anda tentukan terlebih dahulu satu bab (MDGs atau APK) yang ingin anda kuasai, terima kasih.

      Hapus
  5. dear dr.Taufik, terima kasih untuk ulasan yang begitu menarik ttg discharge planning nya. saya mahasiswa stikes harapan ibu jambi dan staff perawat di rsd. rd. mattaher jambi. mohon kesediann bapak mengirimkan refferensi terkait discharge planning ke iyut.nurmawan@gmail.com , terima kasih sebelumnya :)

    BalasHapus
    Balasan
    1. Dear Iyut, sangat mudah mendapatkan referensi perihal discharge planning. Anda cukup ketik di browser anda "discharge planning.pdf", maka seketika itu juga anda akan mendapat begitu banyak referensi perihal itu, terima kasih dan selamat mencari.

      Hapus
  6. selamat pagi dokter saya exsafrida sibarani saya bekerja di RS. Royal Prima saya memegang pokja APK saya memohon bantuan dokter, saya mengalami kesulitan di mengidentifikasi hambatan dalam populasi pasien dan panduan pelayanan pasien dengan kesulitan bicara, cacat. ini email saya dok : exsafrida.sibarani@yahoo.com terimakasi dok sebelumnya :)

    BalasHapus
  7. Mohon dikirim contoh discharge planning

    BalasHapus
    Balasan
    1. Silahkan anda perkenalkan diri terlebih dahulu

      Hapus
  8. selamat malam dokter taufik, saya iim dari rs putra bahagia cirebon, ilmu yang dokter share benar benar sangat bermanfaat buat saya pribadi, terimakasih dok, apakah dokter berkenan untuk mengirimkan pedoman kepulangan pasien beserta SPO nya untuk saya pelajari dok? terimakasih dok
    imuslimat02@gmail.com

    BalasHapus