KAIZEN EVENT : Perawatan Berkala Lift

Sebuah rumah sakit di Jakarta memiliki 7 buah lift. Agar lift-lift  itu dapat berfungsi dengan baik dan aman, rumah sakit melakukan perjanjian kontrak perawatan berkala dengan pihak penyedia lift.  Namun, banyak keluhan timbul ketika lift sedang dilakukan perawatan berkala.  Keluhan timbul baik dari pasien, dokter, pengunjung, maupun staf rumah sakit sendiri.  Jika lift sedang dilakukan perawatan berkala, mereka mengalami hambatan dalam mobilisasi.  Pasien, dokter, pengunjung, maupun staf rumah sakit harus menaiki tangga untuk menuju lantai yang lebih tinggi.  Yang paling terganggu adalah pasien-pasien yang mobilisasinya menggunakan alat bantu, baik kursi roda maupun tempat tidur.  Mereka harus antri lama untuk dapat dipindahkan dari satu lantai ke lantai lainnya.  Pihak manajemen rumah sakit telah berkomunikasi dengan penyedia perawatan berkala, agar melakukan perawatan berkala di luar jam kerja.  Pihak penyedia pun menyanggupi, namun dengan penambahan biaya overtime di luar jam kerja.  Biaya tambahan yang diminta adalah Rp. 650.000,- per kedatangan.  Per kedatangan, hanya dapat dilakukan perawatan untuk 2 lift. Sehingga, biaya tambahan per bulan adalah Rp. 2.600.000,-.  Pihak manajemen keberatan dengan biaya tambahan itu, karena biaya perawatan berkala yang dikeluarkan selama ini sudah cukup besar.

Kondisi rumah sakit :

1.	Kontrak Servis perawatan berkala 7 buah lift
2.	Dalam kontrak disebutkan, bahwa pekerjaan perawatan akan dilakukan pada hari dan jam kerja.
3.	Jika di luar hari dan jam kerja, akan dikenakan biaya overtime.
4.	Pihak penyedia jasa melakukan pekerjaannya sesuai jadwal yang mereka tentukan, disesuaikan dengan ketersediaan tenaga kerja yang mereka miliki.
5.	Perawatan berkala reguler dilakukan setiap bulan. Lama pekerjaan untuk satu lift adalah dua jam.  Setiap kali datang, teknisi hanya dapat melakukan pekerjaan untuk dua lift, sehingga total waktu per kedatangan adalah 4 jam
6.	Perawatan besar dilakukan setiap 6 bulan. Lama pekerjaan untuk satu lift adalah empat jam. Setiap kali datang, teknisi hanya dapat melakukan pekerjaan untuk dua lift, sehingga total waktu per kedatangan adalah 8 jam.

Penyelesaian Masalah :

1.	Dilakukan negosiasi ulang terhadap perjanjian kerja yang ada.
2.	Dari survey yang dilakukan, diketahui bahwa pekerjaan perawatan lift adalah jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh jasa perawatan lift manapun, tidak tergantung pada sumber asal lift tersebut dibeli (bersifat terbuka).  Dengan demikian, kondisi ini merupakan kekuatan bagi rumah sakit untuk melakukan negosiasi ulang demi kepentingan rumah sakit.  Jika pihak penyedia jasa perawatan berkala menolak negoasiasi, kontrak dapat diputus dan dicari penyedia jasa servis lain yang dapat memenuhi syarat yang ditentukan oleh rumah sakit.
3.	Dari hasil negosiasi, diperoleh kesepakatan sebagai berikut :
	a.	Untuk jadwal perawatan berkala reguler tiap bulan, disepakati jadwalnya mengikuti jadwal yang diberikan oleh rumah sakit.  Rumah sakit menetapkan bahwa pekerjaan dilakukan pada hari dan jam kerja yang tidak terlalu ramai.  Diputuskan, pekerjaan perawatan berkala reguler dilakukan setiap hari Jumat, mulai jam 10.00 – 11.30, dan dilanjutkan jam 13.00 – 15.00.  Hari dan jam tersebut dipilih karena hari dan jam itu merupakan hari dan jam dengan aktifitas rumah sakit yang tidak terlalu ramai.
	b.	Untuk perawatan besar tiap 6 bulan, disepakati pekerjaan dilakukan diluar hari dan jam kerja, sehingga tidak mengganggu aktifitas pelayanan.
4.	Dengan demikian, perawatan lift dapat tetap dilakukan, tanpa mengganggu pelayanan dan aktifitas rutin rumah sakit dan tanpa menambah biaya.

Efisiensi yang terjadi : Rp. 2.600.000,- per bulan.