KAIZEN EVENT : 5S

Masalah :

Sebuah rumah sakit swasta terkenal yang sudah berdiri lebih dari 40 tahun memiliki masalah dengan pengaturan ruangannya.  Di setiap ruangan, banyak sekali barang-barang dan berbagai berkas dokumen tersimpan.  Mereka kesulitan memindahkan barang-barang tersebut karena terbatasnya area gudang penyimpanan.  Di kamar operasi, kamar bersalin, unit gawat darurat, poliklinik, farmasi, area manajemen, dan seluruh area lain barang bertumpuk dimana-mana dan tidak ada solusi untuk penyimpanannya.  Menambah area gudang tidak dapat dilakukan karena terbatasnya lahan yang dimiliki oleh rumah sakit

Solusi :

Dilakukan 5 S Di Seluruh Area Rumah Sakit

Dibuat instruksi kepada seluruh staf rumah sakit untuk melakukan 5 S di area kerja mereka masing-masing.  Sebagai langkah awal, dibuat crash program.  Seluruh staf rumah sakit wajib melakukan aktifitas sortir (sort) untuk seluruh barang.  Aktifitas sortir ini harus selesai paling lama 1 bulan. Sebagai pedoman dalam melakukan sortir, dibuat ketentuan bahwa setiap barang yang tidak terpakai - dengan kondisi rusak maupun berfungsi baik - di area kerja masing-masing harus disingkirkan dan dipindahkan ke area basement.  Jika ragu-ragu terpakai atau tidak, maka barang itupun harus disingkirkan.  Sehingga, barang yang tersisa di area kerja masing-masing hanyalah barang yang sudah jelas terpakai.

Setelah satu bulan, area basement menjadi penuh sesak dengan barang-barang hasil sortiran.  Terkumpul lebih dari seribu item barang.  Diantara item barang tersebut terdapat 4 USG, 8 inkubator, set laparoskopi, trolley makanan, trolley instrumen, brandkas, dan lain-lain.  Jika dihitung dalam nilai rupiah, maka jumlahnya akan sangat besar.

Setelah crash program 5S selama satu bulan, kondisi ruangan berubah secara signifikan.  Area kerja menjadi rapi, lapang, serta tidak terdapat lagi barang-barang yang menumpuk dan tidak terpakai.

Barang-barang hasil sortiran itu selanjutnya dikelola oleh bagian aset untuk dilakukan penanganan lebih lanjut berupa lelang (barang yang masih berfungsi) atau pemusnahan (barang rusak yang tidak dapat digunakan lagi).