KAIZEN EVENT : Buku Catatan Pelayanan Harian

KASUS:

Sebuah rumah sakit swasta yang telah lama berdiri di Jakarta memiliki masalah dengan buku catatan pelayanan harian. Di setiap outlet pelayanan, mulai dari admission, kasir, medical record, poliklinik, ruang rawat, kamar bersalin, kamar operasi, dan lain-lain memiliki buku catatannya sendiri sendiri. Jumlah kunjungan pasien yang banyak membuat aktifitas catat mencatat menjadi makin membebani petugas. Petugas sangat sibuk melakukan aktifitas tulis menulis, karena banyaknya angka kunjungan. Ketika coba dilakukan pendataan jumlah buku catatan harian, didapatkan angka yang luar biasa. Tercatat ada 123 macam buku catatan yang harus diisi setiap hari oleh petugas. Rincian buku catatan itu adalah sebagai berikut:

NO	UNIT KERJA	JUMLAH	BUKU
1	Kamar Bersalin	4	Laporan Bulanan KB Laporan bulanan ODC, Pengontrolan oksigen Laporan mutu
2	Kamar Operasi	3	Laporan penjadwalan operasi, Buku komunikasi perawat Buku komunikasi Admin
3	Poliklinik A	1	Laporan Bulanan
4	Ranap A	16	Buku komunikasi perawat Buku operan dinas asisten perawat Buku paket gimmick Buku linen Buku paket tas Buku permintaan barang GU Buku permintaan cuti Buku mutasi dan utang obat GF Buku temuan masalah Buku penerimaan alat medis Buku therapy pulang Buku kontrol pasien Buku peminjaman stasus Buku pemerikasaan Lab Buku excellent pre op Buku pengembalian status
5	Poliklinik B	3	Laporan Pagi dan sore poli blok 1 Laporan Pagi dan sore poli blok 2 Laporan Pagi dan sore poli blok 3
6	Kamar Bayi	5	Buku register bayi baru Buku pasca operasi Buku Intermediet Buku bayi sehat Buku informasi bayi sehat dan Intermediet
7	Rekam Medis	7	Buku hand over shift (operan) Buku indeks RM Buku peminjaman RM Buku laporan bulanan Buku penerimaan permintaan Buku serah terima dokumen Buku korespondensi surat keluar
8	Admission	5	Buku ekspedisi laporan blok 1 Buku ekspedisi laporan blok 2 Buku ekspedisi laporan rawat inap Buku folio untuk registrasi rawat inap Buku laporan & registrasi tumbuh kembang
9	Farmasi	4	Buku apotik blok 1 Buku apotik blok 2 Buku apotik blok 3 Buku apotik GF
10	UGD	6	Buku laporan pasien Buku operan perawat Buku pengendalian obat Buku pengembalian status Buku tindakan Buku obat expired
11	Ranap B	16	Buku Komunikasi Buku cek lab Buku obat pasien pulang Buku kontrol Buku excellent Buku serah terima resep Buku serah terima darah Buku Ambulance Buku linen Buku inventaris kelengkapan kamar Buku permintaan gudang umum Buku permintaan gudang farmasi Buku buket Buku kerusakan alat Buku komunikasi Buku inventaris baju hamil
12	Ranap C	16	Buku Komunikasi Buku cek lab Buku obat pasien pulang Buku kontrol Buku excellent Buku serah terima resep Buku serah terima darah Buku Ambulance Buku linen Buku inventaris kelengkapan kamar Buku permintaan gudang umum Buku permintaan gudang farmasi Buku buket Buku kerusakan alat Buku komunikasi Buku inventaris baju hamil
13	Dapur	6	Buku inventaris Buku laporan dinas Buku buah suite Buku buah kelas lain Buku linen dapur
14	Linen	7	Buku pencatatan linen kotor Buku inventaris linen Buku pencatatan bed cover Buku penggantian gordyn Buku pencatatan ukuran Buku operan linen Buku serah terima linen OK
15	Kasir	8	Buku indikator mutu kasir Buku serah terima asuransi Buku kwitansi poliklinik Buku pasien rawat inap Buku pemakaian kasir Buku honor jasa dokter Buku keliling SKL Buku bank
16	Penjaminan	3	Buku ekspedisi counter rawat inap Buku penerimaan pasien rawat jalan Buku penerimaan pasien rawat inap
17	Rehab. Medis	9	Buku pasien waiting list Buku komunikasi dokter Buku pembuatan alat Buku nama pasien dan no tlp Buku penjadwalan terapi Buku diagnosa Buku data pasien yang sudah dijadwalkan Buku praktek dokter Buku pasien selesai terapi
18	Sekretariat	4	Buku penomoran surat keluar Buku penomoran memo intern Buku ekspedisi Buku surat masuk
TOTAL		123

MASALAH:

Buku catatan manual banyak memiliki kelemahan, diantaranya:

1.	Tulisan tangan, yang berpotensi salah baca atau tidak terbaca.
2.	Format tidak terstandar, tergantung pada kerapihan penulisnya.
3.	Isi tidak terstandar, tergantung pada kerajinan dan ketelitian penulisnya.
4.	Terjadi aktifitas penyalinan berulang, karena tidak dapat di ‘copy-paste’.
5.	Jika berhubungan dengan angka dan penjumlahan, harus dilakukan secara manual, karena tidak ada fasilitas formula perhitungan. Risiko kesalahan perhitungan besar.
6.	Membutuhkan tempat penyimpanan khusus. Makin lama masa simpan dokumen, makin besar tempat penyimpanan diperlukan.
7.	Risiko tercecer atau hilang.
8.	Memerlukan waktu lama ketika mencari, karena tidak ada fasilitas ‘search’.
9.	Akses ke buku catatan terbatas.  Jika ingin melihat catatan, harus datang ke lokasi penyimpanan buku tersebut.

Dengan permasalahan yang ada di atas, maka pencatatan secara manual menggunakan buku catatan harian menjadi pekerjaan yang sangat tidak efisien.

PENYELESAIAN :

Mengganti seluruh buku catatan harian yang berjumlah 123 tersebut ke dalam format excel di komputer. Dokumen excel disimpan di fasilitas penyimpanan cloud, di-sinkronisasi dengan file yang disimpan di komputer, dan di-share ke seluruh staf yang berkepentingan.

Dengan menggunakan format excel, disimpan di fasilitas penyimpanan cloud, sinkronisasi, dan di-share, maka catatan laporan harian tersebut akan menjadi sangat efisien dan modern.  Efisiensi yang didapatkan:

1.	Paperless.
2.	Tidak akan terjadi salah baca, karena tulisan jelas.
3.	Format terstandar.
4.	Isi terstandar.
5.	Tidak perlu menulis ulang, karena dapat dilakukan ‘copy-paste’.
6.	Ada fasilitas formula perhitungan, sehingga tidak perlu hitung manual, tidak ada kemungkinan salah hitung.
7.	Tidak perlu tempat penyimpanan.
8.	Kapasitas tidak terhingga.
9.	Mudah mencari, karena ada fasilitas ‘search’.
10.	Tidak ada risiko tercecer atau hilang.
11.	Akses ke catatan tidak terbatas, selama ada koneksi internet.