Lean Thinking Farmasi

Keberadaan Departemen / Instalasi Farmasi di suatu rumah sakit adalah sangat penting, ditinjau dari segala sisi.  Tanpa farmasi, rumah sakit akan lumpuh pelayanannya dan kehilangan maknanya sebagai “rumah sakit”. Dari sisi keselamatan pasien, pengelolaan farmasi yang baik menjadi salah satu kunci.  Dari sisi pendapatan, farmasi merupakan penyumbang pendapatan terbesar.  Dari sisi kualitas, mutu pelayanan farmasi di suatu rumah sakit menentukan baik buruknya kualitas rumah sakit.  Dan masih banyak hal penting lainnya.  Sehingga, sudah selayaknya, pengelolaan farmasi di rumah sakit mendapat perhatian yang sebaik-baiknya.

Tulisan ini tidak bermaksud membahas seluruh aspek pengelolaan farmasi, karena itu merupakan pokok bahasan yang sangat luas.  Saya akan membatasi diri hanya pada masalah-masalah yang paling sering dikeluhkan oleh pelanggan utama farmasi (pasien, dokter, perawat).  Masalah itu adalah kecepatan pelayanan dan ketersediaan barang farmasi (obat, alat kesehatan, bahan habis pakai, dan lain-lain). Masalah-masalah lainnya akan dibahas pada kesempatan lain.

Untuk menjamin kecepatan pelayanan dan ketersediaan barang yang baik, departemen / instalasi farmasi perlu menerapkan beberapa hal berikut ini:

1. Penerapan 5S

5S merupakan dasar dari Lean Thinking.  Penjelasan tentang penerapan 5S dapat dilihat disini. Sasaran yang ingin dicapai dari 5S di Farmasi ini adalah:

• Hanya barang yang masih berguna bagi pekerjaan di farmasi yang masih berada di area farmasi.  Barang lain yang tidak bermanfaat bagi farmasi – walaupun bagus – harus dikeluarkan dari area farmasi.

• Setiap barang harus diatur untuk memudahkan pencarian. Oleh karena itu, setiap barang harus mempunyai “alamat” tertentu yang dikhususkan hanya bagi barang tersebut. Contoh: obat Paracetamol tablet berada pada lemari B rak ke-2.  Sehingga, alamatnya adalah B-2. Kemudian ditempelkan label “Paracetamol Tablet” tepat dibawah kotaknya.
• Area bebas antara batas atas rak dengan langit-langit minimal 45 cm, dan tidak menghalangi sprinkler.
• Barang-barang tidak diletakkan langsung dilantai, tetapi diberi alas (pallet).

• Area farmasi harus selalu dijaga kebersihannya.

• Semua hal yang telah dilakukan di atas berlaku untuk seluruh barang / obat (terstandard) dan terus dijaga kesinambungan keteraturannya.

2. Pengaturan Alur Kerja

Alur kerja yang baik adalah yang lurus.  Jika tidak mungkin karena keterbatasan tempat, maka alternatifnya adalah melingkar.  Cara mengetahui bagaimana alur kerja anda saat ini mudah. Silahkan anda gambar di kertas atau papan tulis denah area kerja anda.  Kemudian anda gambarkan seluruh tahapan pekerjaan mulai dari awal sampai akhir menggunakan garis yang menghubungkan antara satu proses ke proses lainnya (spaghetti diagram). Jika gambarnya masih zig-zag, atau bahkan garis-garis tak beraturan, anda harus tata ulang menjadi garis lurus atau melingkar.

3. Identifikasi dan Eliminasi “Waste”

Penjelasan tentang waste / muda / pemborosan dapat dilihat disini.

4. Analisa Takt Time dan Cycle Time

Analisa takt time dan cycle time ini penting, untuk mengetahui apakah staf yang tersedia masih memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan. Analisa ini juga berguna untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah penumpukan pekerjaan di “bottle neck” yang mengganggu “aliran” pekerjaan. Perhitungan takt time dan cycle time beserta solusinya dapat dilihat disini.

5. Penerapan Kanban Inventory

Penjelasan tentang Kanban Inventory beserta manfaat yang diperoleh dapat dilihat disini.

6. Penerapan Lean Thinking Rawat Jalan dan Heijunka

Penjelasan tentang Lean Thinking Rawat Jalan dan Heijunka dapat dilihat disini dan disini.  Jika karena satu dan lain hal heijunka tidak dapat dilaksanakan, kita masih bisa mengusahakan beberapa hal berikut ini:

• Melakukan pekerjaan persiapan untuk menghadapi jam sibuk.  Contoh: menambah stock, mengemas obat-obatan yang sering di order.

• Menawarkan jasa antar obat, sehingga pelanggan tidak perlu lama menunggu di rumah sakit.

• Menambah jumlah staf saat jam sibuk

Namun demikian, alternatif tersebut sudah tentu bertentangan dengan kaidah Lean Thinking, karena faktor ketidakpastian dan ketidakteraturannya yang masih besar.