Rabu, 09 Mei 2012

Kanban Inventory

Kanban berasal dari kata Kan yang berarti warna; dan Ban yang berarti kartu.  Jadi, Kanban berarti kartu berwarna.  Kanban ini merupakan alat bantu visual yang dipakai untuk membantu pengelolaan inventory.  Seperti dijelaskan dalam posting sebelumnya (lihat posting dengan judul Lean Thinking Persediaan), manfaat yang kita peroleh jika kita menerapkan just in time pada persediaan (inventory) adalah:
  • Menurunkan inventory.
  • Menurunkan kebutuhan ruang penyimpanan.
  • Menghindari stock-outs (barang kosong).
  • Menghindari barang rusak/kadaluwarsa.
  • Menurunkan beban kerja di gudang.
  • Menurunkan biaya keseluruhan.
  • Meningkatkan mutu.
Dan, kata kunci untuk just in time inventory adalah Kanban Inventory. Oleh karena itu, sekarang kita bahas langkah apa saja yang harus dilakukan untuk memulai penerapan just in time inventory dengan alat bantu kanban.

1. Penerapan 5S
5S adalah dasar dari Lean Thinking. Jadi, tidak bisa ditawar lagi, 5S harus dilakukan sebelum Lean Thinking diterapkan. Tanpa penerapan 5S, Lean Thinking tak dapat dilakukan dengan baik. (Baca penjelasan mengenai 5S disini).

Mulailah melakukan sortir barang-barang yang ada di gudang. Barang yang paling sering dipakai diletakkan paling dekat pintu. Makin jarang dipakai makin menjauh dari pintu, begitu seterusnya. Dan, jangan lupa, BARANG YANG TIDAK TERPAKAI JANGAN ADA DI DALAM GUDANG. Hal ini penting, karena kita sering merasa sayang dengan suatu barang. Sehingga walaupun tidak terpakai, barang itu tetap disimpan di gudang.
Selanjutnya adalah menyusun barang di rak-rak yang telah tersedia. Setiap barang, sekali lagi, SETIAP BARANG harus mempunyai ‘alamat’ tersendiri di rak. Jadi, di rak harus ada keterangan terinci mulai dari nomor rak, nomor papan rak, kolom, dan lain-lain. Seluruh barang dicatat dalam table khusus yang sudah disertai keterangan ‘alamat’ barang tersebut di rak.
Contoh:

  • Sarung tangan merek Sensi Banget Gloves ada di rak nomor 1 papan A kolom 2. 

2. Menentukan Satuan Kebutuhan
Setiap barang mempunyai satuan kebutuhan masing-masing. Yang dimaksud satuan kebutuhan adalah jumlah barang yang dibutuhkan untuk suatu waktu tertentu.
Contoh:

  • Sarung tangan merek Sensi Banget Gloves dibutuhkan sebanyak satu dus per hari 
  • Cairan Yodium dibutuhkan satu jeriken per minggu 
  • Dll 

Cara mendapatkannya adalah dengan melakukan penghitungan rata-rata pemakaian dalam suatu kurun waktu tertentu. Makin jarang barang dipakai, maka waktu dibutuhkannya pun makin panjang, dan begitu sebaliknya. Penentuan satuan kebutuhan ini penting untuk proses berikutnya. Untuk contoh sarung tangan merek Sensi Banget Gloves di atas, tentu saja perhitungannya adalah rata-rata pemakaian dalam satu hari, dan didapatkan hasil satu dus per hari.

3. Menentukan Supply Time
Supply Time adalah waktu yang dibutuhkan oleh supplier untuk memasok barang sejak dipesan sampai dengan barang tiba di gudang. Makin cepat supply time, pengelolaan inventory makin baik. Dan makin lama supply time, pengelolaan inventory makin buruk.
Contoh:

  • Jika sarung tangan merek Sensi Banget Gloves dapat dikirim satu hari setelah pemesanan, tentu kita tidak perlu khawatir akan kekurangan persediaan. Dan kita hanya menyimpan sejumlah kecil persediaan sambil menunggu pesanan berikutnya datang. 
  • Bandingkan dengan jika sarung tangan merek Sensi Banget Gloves datang satu minggu setelah dipesan. Maka tingkat kekhawatiran kita sangat besar. Dan kita cenderung menyimpan persediaan banyak agar persediaan tidak habis sebelum pesanan berikutnya datang. 
Karena waktu sangat menentukan baik-buruknya pengelolaan, maka kita harus mengendalikannya. Kita harus dapat bernegosiasi dengan supplier agar mereka dapat mengirim barang secepat mungkin. Ingat, customer adalah raja. Kita sebagai customer dari supplier itu punya hak untuk mendapat perlakuan istimewa dari mereka. Jika ada supplier yang tidak dapat diajak bekerja sama, maka perlu dicari supplier lain yang sanggup menjamin kecepatan waktu pengiriman ini.

4. Menentukan Buffer/Safety Stock
Buffer stock adalah persediaan tambahan yang digunakan sebagai cadangan untuk keadaan yang diluar kebiasaan. Biasanya ada dua keadaan diluar kebiasaan yang perlu diperhitungkan:

  • Fluktuasi pemakaian. Makin besar fluktuasi pemakaian, maka makin besar buffer stock dibutuhkan.Contoh: Sarung tangan merek Sensi Banget Gloves kadang-kadang sehari dibutuhkan satu dus, tapi di lain hari kadang-kadang dibutuhkan sampai dua dus. Perhitungan buffer stock untuk mengantisipasi fluktuasi pemakaian itu adalah : Dua dus dikurang satu dus, sama dengan satu dus. 
  • Fluktuasi waktu pengiriman. Makin besar fluktuasi waktu pengiriman, maka makin besar buffer stock dibutuhkan. Contoh: Sarung tangan merek Sensi Banget Gloves kadang-kadang dapat dikirim satu hari setelah pemesanan, tapi kadang-kadang juga terjadi tiga hari setelah pemesanan. Perhitungan buffer stock untuk mengantisipasi fluktuasi waktu pengiriman adalah tiga hari dikurang satu hari, sama dengan dua hari. Karena kebutuhan rata-rata satu hari adalah satu dus, maka dibutuhkan buffer stock satu dus. 
Jadi, total buffer stock yang dibutuhkan adalah penjumlahan dari buffer stock akibat fluktuasi pemakaian (satu dus) dengan buffer stock akibat fluktuasi waktu pengiriman (dua dus); yaitu tiga dus.

5. Menentukan Periode Stock
Periode stock adalah jangka waktu yang ditentukan untuk menyimpan stock. 
Misalnya:  satu minggu, satu bulan, satu tahun, dan lain-lain.  Makin singkat periode stock, makin mudah mengelola inventory, karena jumlahnya makin kecil.  Begitu juga dengan sebaliknya.
Contoh: sarung tangan merek Sensi Banget Gloves periode stocknya satu minggu.  Maka dibutuhkan tujuh dus sarung tangan merek Sensi Banget Gloves disimpan di gudang untuk kebutuhan  satu minggu.  Bandingkan jika periode stock nya satu bulan.  Kata kunci untuk periode stock adalah: makin singkat periode stock makin baik.

6.     Menetukan Reorder Point
Reorder point adalah suatu kondisi jumlah stock tertentu dimana kita harus melakukan pemesanan berikutnya.  Reorder point ini sangat erat hubungannya dengan supply time dan buffer stock.  Seperti dalam contoh sebelumnya, jika supply time nya satu hari dan buffer stock nya adalah tiga dus, maka reorder point nya adalah pada saat persediaan sarung tangan merek Sensi Banget Gloves tinggal empat dus.  Artinya, pada saat stock di gudang tinggal empat dus, disitulah saatnya kita melakukan pemesanan berikutnya.  Nah, agar proses pengingat ini menjadi mudah, di posisi dus ke empat itu kita tempatkan kartu kanban.  Jika tumpukan dus sarung tangan merek Sensi Banget Gloves tinggal empat, dengan sendirinya kartu kanban akan tampak.  Selanjutnya akan menjadi pemicu proses pemesanan berikutnya.  Tanpa penempatan kartu kanban ini, proses pemesanan berikutnya akan sulit dilakukan.  Kita akan sulit mengingat dengan tepat kapan masing-masing barang di gudang dilakukan pemesanan berikutnya, karena jumlah item barang di gudang sangat banyak.

7.    Menentukan Order Quantity
Order quantity adalah jumlah barang yang akan dipesan.  Caranya adalah dengan mengalikan antara satuan kebutuhan dengan periode stock.  Nah, pada contoh di atas, satuan kebutuhannya adalah satu dus per hari, dan periode stocknya adalah satu minggu.  Jadi, order quantity nya adalah tujuh dus.

8.     Membuat Kartu Kanban
Lihat contoh gambar di bawah.  Inilah contoh kartu kanban untuk sarung tangan merek Sensi Banget Gloves sesuai dengan uraian di atas.  Dengan keterangan yang ada di kartu kanban tersebut, siapapun dapat melakukan pemesanan berikutnya.  Tak perlu staf dengan keterampilan dan pengalaman khusus tentang pengadaan barang.  Karena semua keterangan yang dibutuhkan sudah terdapat pada kartu itu begitu kartu itu muncul.

Contoh gambar kartu kanban: 

Contoh gambar penempatan kartu kanban dan variasi penempatannya:
Sumber: Henry Ford Hospital Lean Training 2010
9.    Membuat Kotak Kartu Kanban Pemesanan
Kotak kanban berguna untuk meletakkan kartu kanban yang muncul.  Sehingga, setiap ada kartu kanban yang muncul, petugas yang melihat langsung meletakkan kartu itu di kotak kanban.  Petugas pun dapat langsung meletakkannya, karena di bagian bawah kartu tertera keterangan “LETAKKAN KARTU INI DI KOTAK KANBAN”.  Selanjutnya, petugas pemesanan akan melakukan pemesanan sesuai keterangan yang tertera di kartu tersebut.  Kotak Kanban Pemesanan ini dapat diletakkan diberbagai tempat sesuai kondisi.  Misal: di sisi rak, di meja, dan lain-lain.

Contoh gambar kotak kartu kanban pemesanan dan variasi penempatannya:
Sumber: Henry Ford Hospital Lean Training 2010

10.  Membuat Kotak Kartu Kanban yang Sudah Dipesan
Setelah barang dipesan, kartu kanban diletakkan di kotak kartu kanban yang sudah dipesan.  Hal ini dilakukan agar dapat dibedakan mana barang yang sudah dipesan dan mana yang belum.  Selanjutnya, jika barang yang dipesan sudah datang, kartu kanban dikembalikan di posisi semula sesuai keterangan pada kartu tersebut (reorder point).
Dan dengan kembalinya kartu kanban ke tempat semula, selesailah satu siklus pemesanan barang.

Contoh gambar kotak kartu kanban yang sudah dipesan:
Sumber: Henry Ford Hospital Lean Training 2010
Kanban inventory ini bersifat dinamis, sehingga harus dilakukan penyesuaian terus-menerus.  Contoh: Sarung tangan merek Sensi Banget Gloves biasanya punya siklus pengadaan tiap seminggu sekali.  Tetapi akhir-akhir ini kartu kanban nya muncul kurang dari seminggu.  Artinya, kebutuhannya meningkat.  Sehingga, kita perlu merevisi satuan kebutuhannya (ditingkatkan).  Begitu juga sebaliknya, jika kartu tidak muncul dalam waktu seminggu untuk beberapa waktu, berarti trend kebutuhannya menurun.  Jadi kita perlu turunkan satuan kebutuhannya.  Begitu seterusnya.

Terakhir, mari kita lakukan simulasi penerapan kanban di atas.  Ada 4 kemungkinan yang terjadi:
  1. Siklus normal tanpa fluktuasi
  2. Siklus dengan fluktuasi pemakaian
  3. Siklus dengan fluktuasi waktu pengiriman
  4. Siklus dengan fluktuasi gabungan pemakaian dan waktu pengiriman.
Contoh gambar simulasi siklus normal tanpa fluktuasi:

Contoh gambar simulasi siklus dengan fluktuasi pemakaian:

Contoh gambar simulasi siklus dengan fluktuasi waktu pengiriman:

Contoh gambar simulasi siklus gabungan fluktuasi pemakaian dan waktu pengiriman:

Dari keempat simulasi di atas tampak jelas bahwa:
  1. Dalam kondisi fluktuasi seperti apapun, ketersediaan barang tetap terjaga dengan adanya buffer stock.
  2. Barang dipesan tepat pada saat dibutuhkan, dan barang datang tepat pada saat stock habis.
  3. Jenis, jumlah, nama vendor dan kode barang yang akan dipesan jelas tercantum di kartu kanban, sehingga memudahkan siapapun yang akan melakukan pemesanan barang.  Dengan cara ini, siapapun dapat melakukan proses pemesanan tanpa perlu keahlian khusus.
  4. Jumlah stock digudang terpelihara dalam jumlah yang tidak terlalu banyak, tapi juga tidak terlalu sedikit.  Sehingga ruang penyimpanan di gudang dapat dikelola lebih efisien.
  5. Dengan cara ini, kemungkinan barang kadaluwarsa menjadi sangat kecil, karena perputaran barang terkendali dengan baik.
  6. Dengan cara ini pula, akhirnya mutu pengelolaan barang dapat ditingkatkan sekaligus menekan biaya keseluruhan.
Jika rumah sakit merencanakan menggunakan sistim aplikasi untuk mengelola inventory nya, pastikan sistim aplikasi yang dipilih sudah mengadaptasi alur proses kanban ini.  Dan sudah tentu, saat ini sudah sangat banyak sistim aplikasi inventory yang telah menerapkan prinsip-prinsip kanban di dalam produknya.

7 komentar:

  1. sangat membantu :-bd

    keep sharing

    BalasHapus
    Balasan
    1. Terima kasih atas kunjungan dan komentar anda.

      Hapus
  2. terima kasih banyak pak,, sangat mudah dicerna

    BalasHapus
    Balasan
    1. Dear Novi, terima kasih atas kunjungan dan komentar anda.

      Hapus
  3. kalau kita ingin menganalisis efektivitas penggunaan kanban di instalasi farmasi, indikator apa saja yang diperlukan pak ? terima kasih bnyk sblmnya

    BalasHapus
    Balasan
    1. gunakan saja indikator inventory umumnya, misal: ITO, fast mover, slow mover, dead stock, dll.

      Hapus
  4. Selamat Siang dr. Taufik, saya dari RS Royal Prima Medan, saya memegang BAB MPO (Manajeman dan Penggunaan Obat).
    saya mohon bantuan dari dr. Taufik untuk mengirimkan contoh (SPO, Panduan dan Pedoman) BAB MPO. email saya : christinm59@yahoo.com.
    Trimakasih dokter.

    BalasHapus